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Acquisitions de données et scan

Vous pouvez dormir tranquille ; une fois dématérialisés
vos documents sont en sécurité et accessibles par tous

NG Partners a sélectionné un certain nombre de solutions logicielles destinées à mieux vous guider dans tout ce qui touche au monde du document et de l’impression.

A cet égard nous avons retenu deux grands principes et cinq grandes familles de solutions.

En effet, même si le monde du cloud prend un essor considérable,qu’il simplifie le déploiement et la mise en œuvre et qu’il coûte moins cher ; dans le contexte luxembourgeois, il nous a semblé opportun de sélectionner également des solutions à installer en interne, chez vous.

Pour récupérer des données numériques ou issues  de documents papier,il est souvent nécessaire de mettre en place une solution logicielle qui permette de les transformer en PDF puis de  les intégrer dans des applications ;nous avons choisi plusieurs solutions qui répondent à vos besoins et fonctionnent parfaitement avec les différents modèles de scanner proposées sur le marché.

eCopy ShareScan v5

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La solution numéro un de capture de documents pour imprimantes multifonctions. Elle permet :

  • Capture :Analyse et acquisition minutieuses du texte et de la structure du document
  • Traitement : Reproduction précise et transformation d’images numérisées statiques en données exploitables
  • Connexion :Fusion des contenus avec les flux d’informations
  • Automatisation :Exécution automatique de flux de travail avec des documents structurés
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eCopy PDF Pro Office

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La solution indispensable pour tous les utilisateurs de multifonctions. Grâce à elle, vous pouvez créer, éditer et convertir vos documents PDF pour réaliser un maximum d’économies, sans compromis sur les fonctionnalités ! Spécialement conçue pour les professionnels, cette application offre toutes les fonctions nécessaires pour consulter, convertir, modifier et collaborer sur des fichiers PDF, et créer des PDF compatibles avec

Créez des fichiers PDF directement depuis votre scanner, votre multifonction ou toute application PC autorisant l’impression tous les programmes PDF du marché.

  • Transformez vos documents en fichiers PDF ou créez en un clic des fichiers PDF, directement depuis Microsoft Office
  • Combinez des fichiers, supprimez ou remplacez des pages par simple « glisser-déposer »
  • Connectez-vous en toute transparence à des systèmes de gestion de documents et de contenus, et à des services de stockage en ligne

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NSI

nsi-autostoreCapture et le transfert sécurisé de documents papier et électroniques vers des applications de gestion

AutoStore est une application serveur qui assure la capture et le transfert sécurisé de documents papier et électroniques vers des applications de gestion. Cette application répond aux besoins des entreprises de toutes tailles qui souhaitent éliminer la gestion manuelle des documents, sujette aux erreurs. Que vous traitiez des factures, des réclamations, des demandes ou des bons de commande, AutoStore permet d’automatiser vos processus de gestion documentaire afin de réduire vos coûts et d’améliorer votre efficacité opérationnelle, la qualité de votre communication et de votre collaboration, tout en garantissant la conformité avec les lois et réglementations en vigueur.

AutoStore exploite votre infrastructure existante et capture les informations enregistrées sur vos périphériques multifonctions, systèmes de messagerie électronique, serveurs de télécopie, dossiers publics/partagés, sites FTP, applications Microsoft Office, ordinateurs de bureau, flux de données XML et autres sources. Les informations capturées sont ensuite traitées selon le flux de travail prédéterminé par votre organisation : lecture des codes barres, amélioration de la qualité des images numérisées pour une meilleure lisibilité et conversion des textes en informations numériques modifiables. Votre organisation dispose ainsi d’informations riches, qu’elle va pouvoir récupérer et exploiter par la suite. Une fois le traitement terminé, les documents et les mots-clés qui les décrivent peuvent être répartis sur n’importe quels emplacements de destination : télécopieurs, boîtes de messagerie électronique, systèmes de gestion des documents (SGD), sites FTP ou dossiers réseau sécurisés, avec possibilité de distribuer ces informations sur plusieurs destinations en même temps. Pour ce faire, vos collaborateurs n’ont qu’à appuyer sur un bouton situé sur le panneau de contrôle de l’appareil. C’est aussi simple que cela : le flux de travail s’exécute immédiatement, assurant le transfert de vos informations là où vous le souhaitez, avec une rapidité et une précision systématiques.

 

Cette opération est rendue possible par les flux de travail personnalisables d’AutoStore et les panneaux de contrôle personnalisés des appareils multifonctions MFP. L’application AutoStoreProcess Designer permet de préconfigurer et d’enregistrer des flux de travail, réduisant ainsi le nombre d’étapes manuelles à suivre par l’utilisateur final. Cette fonctionnalité simple et conviviale élimine les processus manuels, limite les risques d’erreurs pour les utilisateurs et offre un traitement des documents précis et efficace.

En quoi l’application AutoStoreTM se démarque-t-elle de la concurrence ?

Le défi: un service de comptabilité reçoit des centaines de factures et de chèques qui doivent être numérisés, nettoyés, indexés et envoyés aux responsables concernés dans diverses succursales pour validation avant d’être archivés dans une base de données centrale.

La solution:AutoStore peut être configuré pour numériser les factures et les chèques. Il améliore la qualité de l’image si nécessaire, attribue un code d’indexation, classe les factures en fonction de la personne chargée de les valider, numérise tous les documents au format .pdf, puis envoie les factures aux personnes concernées et les chèques à une base de données centrale.

Autre avantage : le processus est accessible à partir du panneau de commandes de votre photocopieur, scanner ou périphérique multifonction, ce qui signifie que vous pouvez l’activer d’un seul clic sur l’appareil.

Features

En moyenne, les entreprises effectuent 19 copies de chaque document, dépensent 15 € pour le classement de chaque document, et perdent 1 document sur 20. Il ne fait aucun doute que les processus manuels de gestion des documents sont longs, inefficaces et coûteux. L’approche à trois volets de Notable Solutions – capture, traitement et acheminement – vous permet de résoudre facilement et en toute confiance vos problèmes d’automatisation de la gestion des documents.

Renforcez votre compétitivité avec notre technologie brevetée AutoStore. Nos fonctionnalités de capture, de traitement et d’acheminement permettront à votre entreprise de convertir facilement des documents papier et électroniques, lourds en termes de gestion, en informations numériques légères, pouvant faire l’objet de recherches et faciles à gérer.

Un classement intelligent, en quelques étapes:

Étape 1.

Insérez le document à archiver dans votre multifonction Xerox. Il peut s’agir d’une facture, d’une commande, d’un contrat, d’un bordereau d’expédition, etc.

Étape 2.

Sur l’interface de ScanFlowStore, appuyez sur le bouton correspondant au flux de travail désiré.

Étape 3.

ScanFlowStore permet des communications bidirectionnelles entre votre réseau et votre multifonction. Vous pouvez ainsi sélectionner facilement la destination de votre numérisation, à partir d’une liste extraite d’une base de données, et affichée sur l’écran de votre multifonction. Vous pouvez même, depuis cet écran, parcourir une arborescence Windows, Microsoft SharePoint ou Xerox DocuShare à la recherche de l’emplacement de stockage désiré.

Étape 4.

Appuyez sur le bouton de numérisation de votre multifonction. ScanFlowStore distribue vos documents numérisés, dans un ou plusieurs des formats suivants : PDF/A, JPEG, Excel, Word, TIFF ou OpenOffice.

Étape 5.

Le document est enregistré dans le dossier approprié sur le réseau, dans le format choisi, conformément aux instructions saisies sur le multifonction. Vos documents peuvent être numérisés vers une arborescence Windows, Xerox DocuShare ou Microsoft SharePoint, mais également vers une application juridique ou financière, ou une solution de gestion documentaire, de GRC ou d’ERP. Nuance a conçu des connecteurs pour de nombreuses applications métier, basés sur des normes de l’industrie. Il est possible de créer des connecteurs personnalisés, avec un minimum d’effort.

Ajoutez de la valeur à vos flux de travail, d’une simple pression sur un bouton

Vos besoins

Les solutions apportées par ScanFlowStore

Réduction des volumes de documents papier et amélioration de l’efficacité de vos processus métier • Numérisation et enregistrement direct de fichiers indexés et autorisant des recherches dans votre structure de fichiers Windows ou vos applications métier, depuis n’importe quel multifonction Xerox
Récupération, édition et distribution de documents • Numérisation vers n’importe quelle destination• Numérisation et enregistrement simultané vers plusieurs destinations• Utilisation du moteur d’OCR d’OmniPage pour générer des PDF permettant des recherches ou des fichiers Word, Excel et OpenOffice• Fusion de plusieurs documents numérisés et autres fichiers électroniques au sein d’un PDF unique
Collaboration et partage d’informations • Numérisation et envoi direct par e-mail, depuis votre multifonction Xerox• Numérisation et envoi direct par fax, vers des dossiers réseau ou des bases de données• Enregistrement des documents numérisés en fichiers Microsoft Office ou OpenOffice éditables
Protection des documents numérisés • Options de sécurisation des PDF• Authentification des utilisateurs• Création de pistes d’audit• Création de fichiers PDF/A normalisés
Traitement d’importants volumes d’informations, tels que des formulaires • Fonction d’OCR de zones permettant l’extraction de métadonnées des documents numérisés, et leur utilisation pour renseigner les propriétés des PDF, nommer des documents, créer des dossiers et distribuer des documents vers la destination adéquate• Reconnaissance des codes à barres pour simplifier les numérisations par lots et éliminer la saisie de métadonnées au niveau du multifonction Xerox

Fonctionnalité(s)

Description

Avantage(s)

OCR de zones et reconnaissance des codes à barres

La fonctionnalité de reconnaissance des données de ScanFlowStore permet aux utilisateurs de traiter rapidement d’importants volumes de documents et leur évite d’avoir à saisir manuellement les informations d’index sur le multifonction Xerox. La fonction de reconnaissance des codes à barres permet notamment de fractionner, de nommer ou d’indexer automatiquement les documents numérisés. Avec l’OCR de zones, les utilisateurs peuvent identifier avec précision les zones dans lesquelles des informations spécifiques ou des métadonnées doivent être recherchées lors des numérisations. • Fin des documents mal classés, perdus ou distribués aux mauvaises personnes• Délais de traitement réduits• Fin des retards et des coûts liés à la manipulation des documents papier

Application de tampons Bates

Les tampons Bates permettent de numéroter séquentiellement des documents ou d’y faire figurer la date/l’heure lors de leur numérisation. L’utilisateur peut personnaliser le texte et/ou le numéro des tampons Bates, ainsi que leur position. • Garantie de l’authenticité des documents• Gestion efficace des informations• Conformité – Des pistes d’audit fournissent des informations détaillées (« qui, quoi, quand et où ?») sur tous les travaux de numérisation

Pistes d’audit

Des pistes d’audit fournissent aux administrateurs des informations détaillées (« qui, quoi, quand et où ?») sur tous les travaux de numérisation • Conformité assurée et création d’historiques pour tous les travaux de numérisation

Synchronisation avec les programmes de messagerie électronique

Les documents numérisés peuvent être ajoutés automatiquement comme pièces jointes à des e-mails. Les utilisateurs peuvent rechercher des contacts dans le carnet d’adresses de leur entreprise, ou les saisir manuellement. Les éléments envoyés sont associés aux utilisateurs et non aux périphériques ; des copies des e-mails envoyés sont placées dans le dossier Éléments envoyés de l’utilisateur. • Envoi nominatif• Sélection plus rapide des destinataires• Envoi des éléments vers votre poste de travail, pour une exploitation plus rapide

Personnalisation et Authentification

Les menus de numérisation sont différents selon les droits des utilisateurs (définis par leurs identifiants de connexion). Les informations et préférences de l’utilisateur peuvent être validées par Active Directory ou localement. • Efficacité accrue, grâce à une adaptation aux besoins des utilisateurs, depuis leur multifonction Xerox• Meilleur contrôle et sécurité renforcée sur les documents numérisés

Formats de sortie multiples

Conversion des documents numérisés dans différents formats (par exemple, PDF, PDF/A, JPEG, TIFF, Word, Excel et OpenOffice). Le texte des fichiers peut également faire l’objet de recherches, ce qui simplifie l’accès aux informations. Avec ScanFlowStore, toutes les fonctions de sécurisation et de partage sont accessibles en un clic. • Exploitation intégrale des documents que vous numérisez• Numérisation directe dans des formats éditables : moins de temps passé à recréer des documents ou à recycler des informations

Traitement automatique des images

La qualité de l’image numérisée dépend largement de celle du document d’origine. ScanFlowStore permet d’appliquer des corrections automatiques (nettoyage, redressement, rotation, par exemple) pour éliminer les défauts couramment rencontrés sur des images, et générer ainsi des documents numérisés plus lisibles et plus facilement exploitables. • Moins de temps passé à recréer des documents• Images numérisées plus nettes et plus facilement exploitables

Numérisation vers n’importe quelle destination

Numérisez et stockez des documents vers n’importe quelle destination (dossier Windows, système de gestion de contenu ou autre application métier), par simple pression d’un bouton. • Simplifiez vos tâches administratives, en intégrant en toute transparence des opérations de numérisation à vos flux de travail.• Pour obtenir la liste détaillée des intégrations possibles, contactez votre revendeur Xerox ou rendez-vous sur