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Archivage à valeur probante ils ont choisi LuxDoc

Archivage à valeur probante ils ont choisi LuxDoc

Avril 2016

La 4ième révolution industrielle, celle du numérique qui fait la part belle au big data, est à notre porte. Deux entreprises : la fiduciaire Deflorenne et Associés à Luxembourg et l’entreprise de construction Tavares da Silva Frères à Heffingen ont choisi de faire confiance à LuxDoc, la gestion documentaire prête à l’emploi pour l’archivage à valeur probante.

Au Luxembourg, l’archivage à valeur probante (PSDC), propose la conservation d’une copie numérique avec la même valeur probante que l’original papier. Cette disposition permet de détruire le papier et de conserver uniquement une version électronique des documents.

Monsieur Deflorenne, comment avez-vous découvert LuxDoc ?

Nous savons que la loi sur la conservation des documents a connu une évolution majeure en 2015. Pour répondre à nos attentes, nous avons participé à une matinée dédiée à la gestion documentaire organisée par notre fournisseur NG Partners. Cela a été l’occasion d’échanger avec des professionnels sur nos pratiques et de nous projeter dans le futur avec une solution innovante.

Comment LuxDoc simplifie le quotidien de vos collaborateurs ?

Une fiduciaire a beaucoup de document papier et de données confidentielles à traiter. Quand nous recevions ces documents, nous devions les scanner et les ranger dans un classeur. Ensuite nous renommions la copie électronique qu’on classait dans un dossier sur le serveur. Pour retrouver un document, nous devions être au bureau et chercher dans les classeurs ou sur le serveur. Aujourd’hui avec LuxDoc, nous scannons nos documents sur notre MFP Xerox et ils se rangent automatiquement dans le bon dossier. En quelques clics tous nos documents peuvent être archivés, partagés et diffusés. Pour les retrouver, nous parcourons notre arborescence ou plus simple encore, nous utilisons des mots clés dans un moteur de recherche comme sur Google. Nos documents sont accessibles en toute sécurité n’importe quand et n’importe où, depuis un PC, une tablette, un smartphone connecté à internet.

Monsieur Tavares da Silva, pourquoi avoir choisi LuxDoc ?

Notre entreprise grandit tout en restant une PME. Aujourd’hui pour évoluer nous souhaitons réduire le papier circulant. Quotidiennement, nous traitons des rapports de chantier, des devis et des factures en plus de notre comptabilité. Nous avions besoin de quelque chose de simple qui nous permette de tout rassembler pour avoir une vision globale de nos documents sans modifier nos habitudes de travail. LuxDoc est la solution qui contribue à notre développement pour devenir une entreprise du 21ième siècle. Avec cette solution, nous avons l’ambition de réduire d’au moins 30% nos coûts liés à la gestion documentaire : nous économisons du temps homme avant tout, mais aussi de l’énergie consacrée  à l’archivage et la recherche des documents.

Img Deflorenne et Tavares

 

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