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Archivage du papier

Il est si simple de ranger ses documents comme ses données…

Comme dans toutes les évolutions technologiques, il reste souvent un problème majeur à traiter ; dans le cas de la mise en place d’un système de GED il s’agit de solutionner l’archivage physique du papier.

NG Partners propose en exclusivité au Luxembourg, un système simple, ergonomique et puissant qui permet à n’importe quel collaborateur de ranger ses documents papier et de pouvoir les retrouver facilement après qu’ils aient été dématérialisé et OCRiser.

E-DocuBank

E-DocuBank est la première Armoire Numérique 100% Cloud, avec classement automatique des originaux après numérisation.

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E-DocuBank, améliore les flux d’information et protège votre patrimoine documentaire. E-DocuBank est la première Armoire Numérique 100% Cloud, avec classement automatique des originaux (contrats, facture, fiche de paie, etc.) après numérisation.

Une fois les originaux scannés, ils sont déposés dans des boites d’archives qui seront ensuite externalisées ou conservées dans l’entreprise. E-DocuBank vous garantit une protection totale de votre patrimoine documentaire original et une traçabilité de tous les documents numérisés et des originaux.

Nous pouvons prendre en charge la numérisation, l’externalisation et la conservation de vos documents dans plus de 20 sites en France Certifiés NF Z40-350 et Iso 9001 version 2008.

E-Docubank vous proposera au terme de leur conservation, la destruction des documents accompagnés d’un certificat de destruction par un organisme agréé.

Les points forts d’E-Docubank :

Archivage interne ou externe :

Les documents sont rangés dans vos boites d’archives au sein de votre entreprise ou externalisé vers un centre de stockage professionnel.

Simplicité:

Quelques minutes suffisent pour la formation et la prise en main.

Traçabilité :

Des accès et des actions réalisés sur chaque document. Suppression du risque de perte des documents

Gain d’espace :

Réduction ou suppression de l’espace consacré aux archives vivantes et mortes de l’entreprise.

Gain de productivité :

Gain de temps et amélioration des conditions de travail en recherche et classement.

Récupération en un clic :

Rapatriez la boite d’archive contenant le document original.

100% accessible :

Consultation de n’importe quel poste autorisé dans le monde.

E-DocuBank prend en charge toutes les actions suivantes :

  • Le classement
  • La recherche full text
  • L’indexation
  • L’impression des documents
  • Envoi par liens sécurisés avec horodatage de réception.
  • Le partage des documents
  • Le scan
  • La traçabilité des actions réalisées sur les documents
  • La gestion des droits d’accès aux documents
  • La sécurité, 100% des documents sont dans le Cloud sur 3 datacentres.
  • Flux de documents de l’entreprise.
  • Scannez votre flux de documents via le MFP.
  • Classez et sécurisez vos documents via l’armoire électronique.
  • Sécurité maximum (Norme ISO 27001).
  • Les originaux sont placés dans les boites d’archives.
  • Les boites d’archives sont indexées dans les conteneurs.
  • Stockage des conteneurs en interne.
  • Dépôt dans un des centres d’archivage sécurisés de France.
  • Ramassage des conteneurs par le transporteur.
  • Les boites d’archives sont indexées dans les conteneurs.
  • Les originaux sont placés dans les boites d’archives.
  • Sécurité maximum (Norme ISO 27001).
  • Classez et sécurisez vos documents via l’armoire électronique.
  • Scannez votre flux de documents via le MFP.

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