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Gestion de documents

Arrêtez de vous énerver pour retrouver un document ou une information
une fois numérisé et OCRisé c’est tellement facile !

La Gestion électronique d’informations et de documents de l’entreprise (GEIDE ) ou Gestion électronique de documents (GED) en abrégé, est un système informatisé de gestion des documents archivés. La seconde dénomination le définit comme gestion électronique de l’information ou de documents existants

Qu’est-ce qu’un document ?

Selon la définition de l’ISO un document est l’ensemble constitué d’un support d’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l’homme ou par une machine. Il est donc clair, d’après cette définition, que le document garde toutes ses propriétés intrinsèques, qu’il soit sur support électronique ou papier.

Apports de la GED

Un outil de gestion électronique de documents, s’il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.

D’après une étude menée par la société ooPartners solutions (www.oopartners.com et www.intraknow.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20 % en efficacité de travail et 10 % en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l’information sont de l’ordre des secondes.

Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D’après les mêmes sources l’espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50 % de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s’il s’agit d’une recherche d’archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90 %.

La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites par le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu’un seul serveur à administrer

Principes de la GED

La recherche

Elle s’effectue de plusieurs manières :

  • la recherche par critères, en utilisant un langage de requête sur une combinaison de mots-clés définis durant la phase d’indexation ;
  • la recherche sur le contenu, également appelée recherche plein texte (full text en anglais), elle permet de retrouver une information à l’intérieur même des documents.

D’une manière générale, mieux l’indexation est faite, plus faciles et efficaces seront les recherches. Comme énoncé tantôt, le système de stockage influe aussi sur l’efficacité des opérations de recherche.

La restitution

Elle constitue l’une des finalités les plus importantes car si un outil de GED n’offre pas une large gamme de méthodes de restitution, alors il ne sera pas d’une grande utilité. C’est d’ailleurs ce qui peut rendre l’outil intéressant pour un espace collaboratif car les différents acteurs, pour pouvoir travailler en équipe, doivent être en mesure de s’échanger des informations. Ainsi un document peut être restitué à l’écran, imprimé, transmis par messagerie électronique ou encore introduit dans un dispositif de workflow afin d’y servir de donnée d’entrée et, éventuellement, générer un autre (ou bien d’autres) document. Le document peut aussi être amélioré, enrichi en vue d’une publication (sur un site web par exemple).

L’archivage

Il constitue une préoccupation pour tout concepteur de méthode de gestion d’informations. C’est un ensemble d’actions, d’outils et de méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter. C’est donc une conservation du patrimoine informationnel de l’entreprise. La séparation entre information, support, format permet de saisir ce qu’il y a lieu d’archiver, de conserver. Par exemple, sur une décennie, il peut être nécessaire de garder un fichier intact, sans la moindre modification. Par contre, lorsque la période est plus étendue, l’objectif sera alors de conserver le contenu informationnel et, éventuellement, d’opérer des migrations de support ou de format. Dans un système de GED, un bon archivage doit garantir:

  • L’authenticité (intégrité) : les données et informations archivées doivent rester strictement identiques à ce qu’elles étaient à l’origine.
  • La pérennité : le système de stockage doit permettre une exploitation à court et long termes. Mieux encore, une duplication des données peut être faite afin d’éviter les risques de perte (court-circuit, destruction des sites par incendie, inondation, etc.)
  • La confidentialité et l’inviolabilité : il faut un système de verrouillage des documents archivés de manière à n’autoriser l’accès qu’à certains utilisateurs.

Les régimes de conservation luxembourgeois

Nouvelle loi

La loi sur l’archivage électronique adoptée par la Chambre des députés luxembourgeoise le 25 juillet 2015, permet au Grand-Duché de se doter d’un cadre juridique très novateur.

En effet, pour répondre à l’insécurité juridique liée à la destruction des documents papier originaux après leur numérisation, la loi instaure une véritable présomption de conformité des copies électroniques à l’original.

Cette présomption de conformité est subordonnée à la condition que la copie sous forme numérique soit établie et conservée par un prestataire de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC) certifié selon les règles prévues à cet effet par le règlement grand-ducal.

Une entreprise aura le choix de :

  • devenir (ou pas) PSDC pour son propre compte, afin de bénéficier de la présomption de conformité et du renversement de la charge de la preuve vers la partie adverse,
  • ou bien confier ses archives électroniques à un PSDC tiers.

 

Champ d’application de la loi

En pratique, tous les documents contractuels (actes sous seing privé) et comptables (visés à l’article 16 du Code de commerce, tels que les livres comptables, correspondances, inventaires, factures, pièces justificatives, etc.) sont concernés. Les documents relatifs aux salariés : contrats de travail, dossiers personnels, fiches de salaire, demandes de congés, accords transactionnels, règlement intérieur, pourront également être conservés uniquement sous forme électronique.

 

Acceptation de la copie électronique

La loi luxembourgeoise s’inscrit en parfaite cohérence avec le nouveau règlement européen 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance, qui entrera en application le 01 juillet 2016. Ainsi un PSDC luxembourgeois sera-t-il certifié en tant que « tiers de confiance » et reconnu comme tel dans toute l’Union européenne. Quant à la valeur juridique des archives électroniques luxembourgeoises au sein de l’UE, elle est renforcée par l’article 46 du règlement qui précise que « L’effet juridique et la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que ce document se présente sous une forme électronique ».

 

PSDC-D (dématérialisation), PSDC-C (conservation) ou PSDC-DC

Une copie ne peut être rejeté par le juge au seul motif qu’elle est sous forme électronique ou n’a pas été réalisée par un

PSDC-DC.

NOS SOLUTIONS GED HEBERGEES DANS LE CLOUD

LuxDoc

La gestion documentaire prête à l’emploi pour l’archivage à valeur probante.

Pour répondre aux attentes du marché, NG Partners, Labgroup et Eukles ont associés leurs compétences pour apporter LuxDoc. Cette solution de gestion documentaire prête à l’emploi pour l’archivage à valeur probante permet surtout à ses utilisateurs de faire un pas de géant dans le monde du numérique.

LuxDoc est une solution abordable pour dématérialiser, partager, gérer et archiver tous les documents. A la base de cette innovation, une solution de gestion électronique de documents hébergée chez Labgroup et construite en fonction du nombre d’utilisateur et du nombre de Giga nécessaires. Grâce à celle-ci, les utilisateurs peuvent en toute sécurité accéder constamment aux documents, où qu’ils se trouvent depuis un PC, une tablette ou un smartphone connecté à internet.

L’offre est modulable en fonction de vos besoins afin d’apporter une véritable valeur ajoutée à votre organisation.

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LuxDoc 1

 

 

 

Nous proposons  un package de base incluant :

  • Un audit d’évaluation et de faisabilité pour Identifier les différents type de documents, leurs nombres et proposer la solution la plus avantageuse.
  • Un logiciel de gestion électronique de document hébergé chez Labgroup.

Et en option :

  • L’archivage physique de vos documents papier chez Labgroup.
  • La reprise du passif des archives.
  • L’Archivage à valeur probante (avec un nombre de Giga en PSDC).
  • Les imprimantes multifonction pour imprimer et scanner à la demande.
  • Des solutions de gestion, comptabilisation et badging pour contrôler et sécuriser les impressions.
  • Une armoire numérique Docubank pour une gestion intelligente de l’archivage physique.
  • Le back-up des données pour qu’elles ne soient pas endommagées ou perdues.
  • Une identification forte pour sécuriser l’accès aux documents.
  • La destruction des documents papier et numériques pour améliorer la protection et la confidentialité des données.

Pour comprendre le principe de la solution LuxDoc :

  1. Les documents électroniques (fichiers de toute nature, emails…) sont transférés de façon sécurisée dans la GED par simple glisser-déposer de n’importe qu’elle poste de travail.
  2. Les documents papier son scanné sur le MFP et envoyé automatiquement dans la GED par une application sécurisée.
  3. Tous les documents sont indéxés plein texte par océrisation (reconnaissance automatique des caractères), avant d’être enregistré en double exemplaire dans 2 centres de données situés au Luxembourg.
  4. Après une authentification forte à 2 facteurs (mot de passe + code à usage unique délivré par SMS ou token LuxTrust), les utilisateurs peuvent rechercher, consulter, partager, modifier les documents tout le temps et depuis n’importe où à partir d’un PC, tablette et smartphone.
  5. Avec la DocuBank, les utilisateurs glissent le document papier dans la boîte d’archives prescrite par l’application en fonction de sa durée de conservation légale. Les boîtes d’archives sont ensuite stockées par vos soins où chez Labgroup.

L’archivage à valeur probante :

  1. A fréquence régulière un opérateur de Labgroup certifié scanne les documents PSDC une seconde fois, sur votre MFP Xerox grâce à une application sécurisée.
  2. Deux copies électroniques à valeur légale de l’original sont enregistrées dans 2 centres de données situés au Luxembourg.
  3. Les documents originaux peuvent être conservé ou détruit.
  4. Une copie certifié conforme d’un document PSDC peut être remit sur demande pour faire valoir ce que de droit.

Schéma structurel LuxDoc

NOS SOLUTIONS GED HEBERGEES SUR VOS SERVEURS

Xerox Docushare

Xerox développe sa solution DocuShare en réponse aux projets de Gestion Electronique des Documents (GED) et de travail collaboratif (Workflow).
Xerox DocuShare est une application de gestion de contenu d’entreprise (ECM) basé sur le web en Intranet ou Extranet. C’est une solution gérant tout type de document : bureautiques, qualité, emails, fax, factures, CV, photos…AbilDoc, société d’ingénierie spécialisée dans le conseil et l’intégration de solutions de gestion documentaire, est partenaire officiel de Xerox DocuShare

Xerox DocuShare : un outil de gestion de contenu

Votre société produit et diffuse chaque jour des informations critiques et relatives aux processus métiers. AbilDoc vous propose des solutions souples à haute valeur ajoutée, basées sur Xerox DocuShare. C’est la solution idéale pour transférer le savoir en toute simplicité, sans bouleverser vos méthodes de travail.

« 80% des informations qui circulent dans une organisation sont non-structurées »
Ces documents sont sous format numériques : emails, images, sons, contrats, CV, documentation Qualité…. Ce pourcentage élevé traduit la nécessité d’accompagner les entreprises à une meilleure gestion de leur capital immatériel.

Les outils et les méthodes liés à la GED ont pour ambition de gérer, stocker et diffuser l’information. Le logiciel permet la prise en charge des différentes étapes de la chaîne de traitement du document.

Aujourd’hui, les entreprises possèdent une vision globale du management de l’information.
La GED seule ne suffit plus. Xerox propose une offre plus complète, définie sous le terme de gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management – ECM). La solution couvre le périmètre de la GED et y ajoute des outils complémentaires. Des outils simples d’utilisation comme la gestion des contenus web, les circuits de validation (Workflow) et les aspects de travail collaboratif (Groupware). L’objectif est de faciliter la publication de documents quel quesoit le niveau informatique des utilisateurs.

Xerox DocuShare est une solution prête à l’emploi, personnalisée et personnalisable !

Les avantages de Xerox DocuShare pour une entreprise

  • Réduire les coûts : la dématérialisation des documents rend leur traitement, leur stockage
    et leur diffusion moins onéreux. L’automatisation des tâches manuelles permet la recherche,
    la lecture automatique et la circulation de documents. Cela apporte à votre entreprise un gain
    de temps dans le traitement de l’information et ainsi une réduction des coûts !
  • Le travail collaboratif : les sociétés fonctionnent sur un mode collaboratif, avec des salariés travaillant ensemble pour créer, valider et traiter du contenu d’entreprise. L’ECM permet d’augmenter les performances des équipes.
  • Anticiper : Un document électronique ou papier introuvable entraîne des pertes d’information
    et de mémoire pour l’entreprise. Une organisation plus structurée du travail et une traçabilité des documents permet des gains de productivité.
  • Respecter la conformité légale : Pour répondre à une norme, à un processus qualité ou à une législation, l’entreprise doit assurer sa conformité à des procédures. Le document électronique est ainsi conservé intégralement afin d’assurer sa valeur de façon évidente.
  • Maintien de l’activité et gestion des risques : Il est nécessaire de garantir un fonctionnement sans interruption de l’activité d’une entreprise. Pour cela il faut d’anticiper les risques liés aux interventions humaines, aux procès et aux accidents ou sinistres naturels.

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